Arbeitsprotokoll vom 10.3.2016 Kultur- und Geschichtsverein Klein Ammensleben e.V.

Thema :

Maßnahmeplan zur Lösung der logistischen Herausforderungen in Vorbereitung und Durchführung des Lodenmantelrennens

Anlass:

Als wir das Lodenmantelrennen aus der Taufe erhoben haben, hätten wir nie daran gedacht, dass wir uns einmal mit solchen unliebsamen Themen, wie Regularien und Teilnehmerbeschränkungen beschäftigen müssen. Nun ist es soweit.

• Durch die ständig wachsende Teilnehmerzahl lässt sich der Veranstaltungsablauf der Lodenmantelrennens kaum noch ordnungsgemäß sicherstellen.
• Die Betreuung an den Stationen ist nur nochschwer zu bewältigen. Einige Stationen müssen neu besetzt werden.
• Durch den Wegfall der gemeindlichen Unterstützung (z.B. Betriebshof beim Zeltaufbau) sind für diesen Bereich Mehraufwendungen einzuplanen und deren Umsetzung zu organisieren.
• Das Problem der nicht zeitgemäßen Toiletten ausstattung muss gelöst werden.
• Standortfragen für den Aufbau des Festzeltes sind zu überdenken.
• Der Rückgang der Sponsorentätigkeit ist auszugleichen.

Nach intensiver Diskussion wurden zunächst folgende Maßnahmen festgelegt:

Auf Grund der steigenden Kosten (Mehraufwendungen für Zeltaufbau, Bezahlung aller Betriebskosten, Anmietung des“ Sportlerheimes“, möglicherweise evt. auch zu erwartender weiterer Gebühren (z.B. Stellplatz Zelt….), Anmietung eines bewirtschafteten Toilettencontainers, Schaffung einer neuen Stromverteilungseinrichtung, Rückgang der Sponsorenaktivitäten u.A.) wurde festgelegt die Startgebühr zunächst um 5,- € und nicht wie vorgeschlagen um 10,- € zu erhöhen. Mit dieser Erhöhung sollten die zu erwartenden Mehrkosten abzufangen sein. Sollte wieder Erwartens dennoch Finanzlücken entstehen, so ist das Thema der Startgebühr nach dem Rennen 2016 erneut zu behandeln.

Mit der Erhöhung der Startgebühr wurde auch festgelegt, dass diejenigen, welche die Startgebühr bezahlt haben, nunmehr nicht nur zum Lodenmantelball , sondern für alle Veranstaltungen freien Eintritt haben. Für alle Nichtteilnehmer ist weiterhin am Freitagabend ein Eintrittspreis von 5,- € zuentrichten. Zwecks Erkennung derjenigen, welche den Teilnehmerbeitrag entrichtet haben, haben diese zu allen Veranstaltungen, den, ab sofort bei der Anmeldung ausgehändigten Teilnehmersticker sichtbar bei sich zu führen.

Die Anmeldung zum Lodenmantelrennen wird zukünftig bereits am Freitag, eine Woche vor dem Rennen zwischen 17 und 20 Uhr, im Sportlerheim erfolgen.

Es wird angestrebt die Teilnehmerzahl auf 650 Starter zu begrenzen. Nach diesem Termin sind keine Anmeldungen mehr möglich. Lediglich namentliche Ummeldungen sind am Vortag des Rennens in der Zeit von 18 bis 19 im Sportlerheim noch möglich. Auch am Starttag selbst werden auch keine Anmeldungen mehr angenommen.

Für den Start wäre noch zu bemerken, dass mit der Anmeldung jetzt auch die Starterlisten ausgereicht werden. Es wird im Festzelt also kein Start, sondern nur noch ein Ziel zur Listenabgabe geben. D.h.,am Renntag können die Mannschaften, ohne sich zuerst im Zelt treffen zu müssen, sich direkt zu den Stationen begeben. Auf den Starterlisten wird eine konkrete Startzeit, welche einzuhalten ist, vermerkt. Wird diese vorgegebene Startzeit nicht eingehalten erfolgt ein Wertungsausschluß.

Bei den Erststartern (zwischen 9 Uhr und 10 Uhr) wird auf der Startliste zusätzlich die zuerst zu absolvierende Station, welche zwingend auch anzulaufen ist, benannt. Wird die vorgegebene Station nicht angelaufen, erfolgt an anderen Stationen solange eine Abweisung, bis ein Absolviervermerk der erstbenannten Station auf der Starterliste eingetragen ist (Spielpunkte).

Sonderpunkte für einen Lodenmantel wird es nicht mehr geben, da das Tragen des Lodenmantels eine allgemeine Pflicht beim Lodenmantelrennen ist. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn diese entsprechend begründet bis zum 31.07.2016 bei den Veranstaltern des Lodenmantelrennens eingereicht und dann auch genehmigt wurden. Anträgen können nur Teilnehmer einreichen, denen schon in der Vergangenheit eine entsprechende Ausnahme gewährt war. Neuanträge kann es nicht geben. Wird eine Genehmigung nicht erteilt, gilt Lodenmantelzwang.
Eine Teilnahme ohne Lodenmantel ist nicht zulässig. Wird eine Genehmigung ausgestellt, ist diese beim Rennen mitzuführen und auf Anfrage bei den Stationen vorzuweisen.

Vereinzelt war in der Vergangenheit auch zu verzeichnen, dass, trotz Altersbegrenzung, auch Personen unter 18 Jahren am Start waren. Da die Altersbegrenzung nicht ohne Grund eingeführt wurde (Jugendschutz im Zusammenhang mit nicht kontrollierbarem Alkoholgenuss) behalten wir uns vor beim Start, bzw. an den Stationen die Einsicht in Altersnachweise abzufordern (z.B. Ausweis). Sollten Verstöße festgestellt werden, wird nicht nur die Einzelperson, sondern die ganze Mannschaft, auf Grund wissentlicher Duldung vom Rennen ausgeschlossen.

Ein Ausschluss erfolgt auch bei Mitnahme von eigenen Getränken (z.B. in Rucksäcken, Bollerwagen oder Kinderwagen).Um es nicht zu solchen Ausschlüssen kommen zu lassen müssen, bitten wir deshalb bereits jetzt darum, sich an diese Vorschriften zu halten. Für die Einhaltung dieser Festsetzungen behalten wir uns vor, dieses über professionelle Sicherheitskräfte kontrollieren zu lassen.

Bei konsequenter Umsetzung dieser, als Gesamtpaket zu betrachtenden Maßnahmen, hoffen wir, eine Entspannung der Ist-Situation herbeiführen zu können. Wenn dieses nicht ausreicht, so die einhellige Meinung, muss sich nach dem Rennen 2016 erneut zum Problem verständigt werden.

Weitere Neuerungen:

Der Familiennachmittag am Sonntag bleibt nunmehr auch eintrittsfrei. An der Sonntagskasse werden dann zukünftig nur noch die Tombolalose käuflich und evt. Werbematerial, wie T-Shirts, Aufnäher u.Ä. zu erwerben sein.

Es ist angedacht den Standort des Zeltes evt. an den Rand des Sportplatzes zu verlegen. Am ursprüng lichen Standort des Zeltes sollen dann alle Versorgungseinrichtungen , Schießbude, evt. ein Karusell u.A. aufgebaut werden. Mit dieser Umstrukturierung können wir für die Teilnehmer des Rennens, da sich diese dann, vor und nach dem eigentlichen Lauf, weniger im öffentlichen Strassenbereich aufhalten werden, eine höhere Sicherheit erreichen. Auch ist zu erwarten, dass die Wahrscheinlich keit, dass sich Gäste störend im Bereich der Feuerwehrein- und -ausfahrt aufhalten geringer.

Schimka
Vereinsvorstand